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文件管理制度

导读: 文件管理制度(共8篇)文件和档案管理制度文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节 场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有...

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文件管理制度篇一
《文件和档案管理制度》

文件档案管理制度

1目的

为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责:

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责:

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标和指标;

b.实现方针、目标和指标的策划;

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

相关的资料包括但不限于:

a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据);

b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;

g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)

h.设施的设计、运行技术资料;

i.供应商和承包商档案;

j.作业许可证等;

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。

4.3.2管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制;

4.4进行编写

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容:

a.目的:明确编制本文件要达到的目的

b.范围:本文件使用的范围,包括活动范围、职能范围和管理范围

c.定义:需要对使用人解释的术语或词汇

d.职责:本文件中的主要职责划分,包括本文件的责任部门

e.程序/规定内容:针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

文件管理制度

f.相关文件:编制本文件所依据的文件或引用的文件

g.相关记录:本文件涉及到的文件、表格和记录

h.修改记录:本文件每次修改的主要概要的记录

i.文件概要/流程:规定类文件的概要及程序文件的流程图

4.4.2文件的编号按如下要求:

/

记录编号

文件层别号

文件类别(AQ)

公司代号JP

其中:序号为阿拉伯数字,如:01,02,03 ???等;

文件类别为:管理手册用01标识,程序文件用02标识,公司级管理性制度用03标识,部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识,如生产部用QG标识。

例子:

文件编号:JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》

表格编号:编号JPL-AQ-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单),其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件(包括表格)必须有版本标识,如有文件更新,版本随之更新。

4.5评审和审批

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字,交部门主管审核同意,再送交

相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量),并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后,如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门),待修改完毕后再批准。

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核,总经理批准。 b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核,安全生产负责人批准。

c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制

4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单,该清单内容包括:文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后,将书面文件及电子版文件一同送交生产部,生产部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》,在发布/修改文件的同时,文件与文件清单保持一致。

文件管理制度

4.7使用控制

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件,保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改时,由过程管理部门持原批准人批准的文件(原件一份、电子一份)、填写《文件更改通知单》,到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》,

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新,填写《文件与回收记录》,防止作废文件非预期使用。

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时,原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改,由原文件编写单位负责提出

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

4.9安全记录管理

4.9.1建立记录清单

安环部制订安全记录台帐,使用统一表格。内容包括:记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

文件管理制度

4.9.2安全记录的使用

按规定的项目填写,所有记录应及时、真实,字迹整洁、清楚,不得随意涂改,不能使用铅笔填写。

4.9.3收 集

定期对安全记录进行收集并整理记录,放到指定的地点保存或交档案室存档。

4.9.4储存、保护

4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体,对于电子媒体形式的记录,必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰,应留有备份。

4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等,同时还要做好标识。

4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处 置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置,包括销毁或归档。

5相关文件

6相关记录

文件管理制度篇二
《公司文件管理制度》

公司文件管理制度

1. 总则

为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

2. 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的签收

3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

3.2 公文的编号保管

3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。

3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

3.3 公文的阅批与分转

3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。文件管理制度

3.4 文件的传阅与催办

3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。

3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

3.4.6 按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。

信封文件管理制度文件管理制度

文件 文号 编号 批 示 签 名

4. 发文的管理

4.1 发文的规定

4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4.2 发文的范围

4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

4.2.2 公司下发文件主要用于:

① 公布公司规章制度;

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

⑤ 发布有关奖惩决定和通报;

⑥ 其他有关公司的重大事项。

4.2.3 公司上行文、外发文主要用于:

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

5.文件的立卷与归档

5.1 文件的归档范围

5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档:

① 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

⑤ 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

料等;

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

⑨ 公司日志和大事记;

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

6. 文件的销毁

6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件管理制度篇三
《文件管理制度》

[篇一:文件管理制度标准版]

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作,特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。文件管理制度

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核,及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核,用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示,报告,计划,总结;

3、2下行文:批复,决定,通知,通告,通报,制度,规定;

3、3平行文:信函,

文件管理制度篇四
《人事档案管理制度》

[篇一:人事档案管理办法]

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局发布的<干部档案工作条例>(组通字[1991]13号),特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分,也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据,应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。人事档案管理制度

第四条在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分,,如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作,学生分配单位有变化时应及时通知档案室,以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批表,军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表,组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

[篇二:干部人事档案管理制度]

一、干部人事档案查(借)阅制度

1、查(借)阅人员必须是2名中共党员,持有<查阅干部档案审批表>和<查阅干部档案介绍信>,不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

2、干部人事档案管理部门,应根据规定,确定是否提供和提借什么材料,并对提供查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布档案内容。

5、查阅人员要爱护干部人事档案,严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠,不得抽换、拆散档案材料。

6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料,不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对,经档案主管部门签署意见盖公章后,方可使用。

7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、办理退休允许借一次)须按查(借)阅干部人事档案的审批手续办理(必须是正科级单位政工人员),并填写借出登记。借出的档案要妥善保管,不得交无关人员翻阅,不得转借,不得复制,限期归还。(最多不超过15天)

二、干部人事档案计算机管理制度

1、爱护机器设备,熟悉机器性能,按程序规范操作。

2、充分发挥<干部人事档案管理信息系统>的功能,建立完整的档案信息数据库,利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护,确保信息内容的准确、完整和新鲜。

4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成;干部档案索引每半年打印一次;日常管理信息每年汇总一次,并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份,并登记备份的时间和主要内容。

6、不得随意使用外来磁盘,确需要使用时要进行病毒检查,防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得提供、复制干部信息,无关人员不得查看干部信息,贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析,为领导决策提供服务。

三、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部<干部人事档案收集归档规定>,经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料,充实档案内容。

2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的,或者是组织上审定认可的材料,未经组织同意,个人提供的材料不得收集。

3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部,都应填写“干部履历表”和“干部自传”,审核后,补充进干部人事档案。

4、干部人事档案材料的形成部门,在材料形成后的一个月内,将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

5、掌握形成干部人事档案材料的信息,及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料内容。

7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别,不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚,对象明确,手续完备。

3、不属归档范围的材料,可分别情况,予以处理。凡销毁材料,必须详细登记,并报主管负责人审查批准。

4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料,必须经过复制方可归档。

5、归入的干部人事档案材料均应按照<干部档案整理工作细则>进行整理立卷。

五、干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门,可以直接转递干部人事档案。

3、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。

4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。

5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”,办理登记手续。

6、接受单位收到档案后,应认真核对,并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章,立即退回。逾期一个月未退回,转出单位要查询,以防丢失。

7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递,避免人档分离。

8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封,并加盖机密章。

六、干部人事档案检查核对制度

1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对,一般每半年核对一次,发现问题,及时解决。

2、凡提供利用的干部人事档案,在收回时,要严格检查,经核对无误后,方可入库。

3、整理好的干部人事档案入库前,要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现差错,及时纠正。

4、转出和接受干部人事档案时,应将材料与目录检查核对一遍,防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否完整齐全,是否符合归档要求,是否手续完备。

6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

七、干部人事档案保管保密制度

1、严禁按照<中华人民共和国档案法>、<中华人民共和国保守秘密法>,做好干部人事档案的保管保密工作。

2、干部人事档案管理部门,应设立专用档案库房(室),配置铁质档案柜,妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房(室)必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查,保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房(室)和档案柜,应明确专人管理。管理人员工作变动时,必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房(室)。

6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,一律按保密纸处理或销毁。

八、送交干部人事档案材料制度

1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门,应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

2、干部人事档案材料的形成部门,应在材料形成的一个月内,主动送交干部人事档案管理部门归档。

3、任何组织与个人,不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

4、干部人事档案管理部门,应与各有关部门建立联系制度,保持收集材料的渠道畅通。

5、干部人事档案管理部门,对未能按时递交档案材料的部门,应主动与有关部门联系。

6、发现递交归档的材料,不符合归档要求的,及时通知有关部门补送或补办手续。

干部人事档案管理人员职责

1、按照干部管理权限,保管应管干部的人事档案,为国家积累档案史料;

2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递;

4、登记干部职务、工资的变动情况;

5、为有关部门提供干部的情况;

6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作;

7、调查研究干部人事档案工作情况,制定规章制度,搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导;

8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术;

9、定期向档案管(室)移交死亡干部的档案;

10、办理其他有关事项。

[篇三:公司人事档案管理办法规章制度]

某公司人事档案管理办法:

人事档案管理办法

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1、1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1、2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

1、3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于<入职员工人事档案登记>(见附件一)<离职员工人事档案登记>(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

1、4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

1、5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

1、6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

1、7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1、8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1、9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

2、档案的查、借阅

2、1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写<查、借阅人事档案单>(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2、2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2、3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2、4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2、5人力资源部做好查、借阅登记,并在<人事档案借阅登记本>签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意事项

3、1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3、2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3、3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

4、档案的销毁

4、1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4、2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写<公司员工人事档案销毁审批登记>(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

4、3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的<公司员工人事档案销毁登记>和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

[篇四:职工人事档案管理规定]

第一章总则

第一条为加强和规范员工档案管理,根据<中华人民共和国档案法>和劳动部发<企业职工档案管理工作规定>,结合公司工作实际,特制定本办法。

第二条员工档案建立范围凡被公司招聘并录用的人员,均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。第二章员工档案种类及运用

第三条个人社会档案:本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管,并随员工工作关系予以转接。

第四条员工内部档案:公司员工内部档案作为个人社会档案的补充,统一在公司存档由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度视情移交归存到个人社会档案。

第五条公司员工内部档案收集的内容:

1、<员工应聘登记表>、<员工入职登记表>、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

2、<劳动合同>、<员工转正申请表>、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

3、<培训合同>、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

4、参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

第三章员工档案收集程序和归档标准

第六条收集办法:

1、个人社会档案:个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工,提出归档申请,由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息,以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章,并在公司员工内部档案中留存备查。

2、员工内部档案:公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料,在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

第七条归档标准:

1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实,文字清楚,对象明确,有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的,须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

第四章员工档案的借阅

第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外,其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案,须填写<档案查阅审批表>,报公司领导审批。

第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案,应持单位介绍信和本人工作证并填写<档案查阅审批表>,由公司领导签字审批后方予查阅。

第十条员工档案原则不予外借,如必须借出使用时,须严格履行登记审批手续。

第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料,不得泄露或擅自扩散档案内容,违者按有关规定追究当事人责任。第五章档案的转接

第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理,原则要求社会档案随劳动关系一并转移

第十三条员工调动或离职,其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。第六章员工档案的存档期限及销毁要求

第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案,在公司保存5年(一般员工)—10年(中高层管理人员)后酌情销毁。

第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案,原则上永久留存,未经公司领导批准不得销毁。

第十六条员工档案编号管理,档案编号为八位数且具有唯一性,其中档案编号前四位数字为入职员工序号,包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性,以便检索。

第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责,在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准,任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者,应视情节给予惩处。第七章员工档案管理人员的职责

1、忠于职守,严格执行档案法规及企业相关制度,维护员工档案的真实性。

2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料,并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

3、做好员工档案的保管、保密和保护工作,确保员工档案的完整与安全。

4、做好员工档案工作的基础建设,促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

第十八条本办法自印发之日起执行。

文件管理制度篇五
《会计档案管理制度》

[篇一:会计档案管理制度]

第一章总则

为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据<中华人民共和国会计法>和<中华人民共和国档案法>及财政部<会计档案管理办法>的规定,结合本公司实际情况,制定本办法。

第二章会计档案管理部门

1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。会计档案管理制度

2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司,必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章会计档案归档的范围

1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告。会计档案管理制度。包括<会计制度>规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5、增zhí shuì专用发票和普通发票。

第四章会计档案的整理

会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,

文件管理制度篇六
《企业管理制度大全》

[篇一:文件管理制度]

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。企业管理制度大全

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。企业管理制度大全

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,fǔ 部门的福利政策同本公司目前的政策不一致是,先按本公司的政策规定执行。

4、19、3为了保持政策的统一性和公平性,公司将定期修订、补充和完善本公司的福利政策。公司向当地政府指定机构的有关保险公司为员工办理以下保险项目;

5、1养老保险

员工退休、享受国家社会保险部门制订的养老保险待遇。

5、2待业保险

员工失业时,可依据国家规定劳动管理机构领取待业救济金。

5、3住院保险

员工生病住院,办妥政府规定的手续,可获得国家医疗保险机构支付的一定数量的医疗费。

5、4人身意外保险

如果员工在公司内上班时,或业务出差时的意外伤害,可获得公司指定的保险公司一定数额的保险金。

5、5公积金

根据zhèng fǔ 部门关于住房制度改革的规定,公司为城镇户口的员工办理了住房公积金缴手续。为员工购买商品房提供了有效的保证。

5、6员工有养老保险、待业保险、医疗保险、公积金的产交6员工有养老保险、待业保

险、医疗保险、公积金的产交缴,公司按zhèng fǔ 部门所规定的比例,在每月工资发放中代为扣缴。

6、1绩效评估(略)

6、2考绩标准(略)

6、3升职、加薪(略)

7、1奖励(略)

7、2处罚

7、2、1纪律处分的目的是惩前毖后,保证维持有效的有序的工作水准,保障公司和员工的权益。在执行纪律处分时,应遵守如下原则:

(1)处分要有充分的理由的清楚的证据;

(2)处分的轻重与所犯过失的轻重相符;

(3)员工应明确必须达到的标准和应遵循的规定,应具有基本的道德规范;

(4)员工对纪律处分有上诉的权利。总经理可对纪律处分作终裁定。

7、2、2本公司员工纪律处分有五种:

(1)口头警告;

(2)书面警告;

(3)书面严重警告;

(4)无薪停职检查;

(5)开除(解除劳动合同);

7、2、3员工处分累计升级制。员工在第一次处分后,12个月内如仍再有处分,则受到累计升级的处分,如:

(1)口头警告+口头警告——书面警告

(2)口头警告+书面警告——书面严重警告

(3)书面警告+书面严重警告——开除(解除劳动合同)

如果第一次处分与第二次处分间隔时间超过12个月,则不按累计升级计。

员工可以将功抵过,如果说在处分后12个月内获得一次奖励,则可酌情取消一次或数次处分。

7、2、4员工违反下列规定之一者,进行处罚:

(1)在禁烟区内吸烟者,罚款50元;

(2)进入生产车间不戴安全帽者,罚款50元;

(3)进入生产车间不穿工作服者,罚款50元;

(4)进入车间不佩戴上岗证者,罚款50元;

(5)在生产岗位上睡觉者罚款100元;

(6)在上班期间看与业务无关的书籍、报纸、杂专者罚款50元;

(7)考勤不打卡或代人打卡,将作旷工一天处理;

(8)无故窜岗、离岗或干私活者罚款50元。

7、2、5可以立即解雇的情况;

(1)上班时酗酒或任何时候使用毒品;

(2)伤害其他职工、主管、同事或客人;

(3)任何种类的偷窃;

(4)伪造公司文件;

(5)在求职申请或其他已签署的文件中提供资料;

(6)故意进行危害公司或其他职工安全的行动和事宜;

(7)故意给公司的设备、设施或其他财产造成损害;

(8)故意违反公司的行为准则;

(9)向未经授权的人透露专有资料或保密资料;

(10)暂时或长期精神错乱(医疗期除外);

(11)被判任何刑事罪或受严重纪律处分。

7、2、6纪律规定

员工行为如不符合适当的规范,违反公司制度,一经查实,将受到根据过失程度而执行不同的纪律处分。下面所列举的过失行为并非包括所有的应采取纪律处分的过失。

(1)擅自不按规定出勤上班,擅离职守、岗位;

(2)工作懈怠,不按规定和要求完成工作任务;

(3)无理拒绝的工作安排、指令;

(4)收受任何种类的贿赂;

(5)利用职权贪污,侵害公司的经济利益;

(6)伪造和涂改公司的任何报告或记录;

(7)未经领导允许,擅取公司的任何数据、记录或物品;

(8)滋事干扰公司的管理和业务活动;

(9)弄虚作假,违反公司的管理规定;

(10)散布谣言,致使同事、主管或公司蒙受不利;

(11)疏忽职守,使公司财务、设备等遭受不利;

(12)违反安全规定,或其行为危害他人安全;

(13)擅自出借公司的场地、物品、设施;

(14)在工作时间内干私活;

(15)擅自从事公司以外的第二职业;

(16)利用职务营私舞弊,损公利已;

(17)偷盗公司的财款、资源;

(18)遗失经管的财物、重要文件、数据等;

(19)侮辱、恐吓、殴打同事、主管等;

(20)在公司赌博、酗酒或出现有伤风化道德的行为;

(21)其他违反公司政策、程序、规定的不良行为。

8、安全与健康

8、1本公司员工的安全和健康是公司的首要之事。公司依照有关安全、卫生法规和政策管理安全卫生工作,建立整洁有序及安全卫生的工作环境;

8、2员工应遵守公司安全规章、安全操作程序、维护工作场所及生活环境的安全卫生,并防止盗窃、火灾及其他灾害。

8、3生产设备或生活设施发生故障时,应立即报告,不得擅自修理。

8、4不得在灭火器、消防栓前堆置物品,随时保持畅通。

8、5员工应遵守通规则,做到安全行车,开车者要按规定使作安全带。

8、6在公司禁烟区内禁止吸烟,在车间设一固定吸烟点,供员工吸烟。

8、7员工应保管好个人财物,不要将钱包等私人贵重物品放在公司的工作及公共场所。

8、8任何意外事故或自然灾害的处理,统一由办公室和经管部负责对内或对外发布。

8、9员工违反安全卫生规定,依照公司惩罚规定处理。

9、基本守则(略)

10、备注

(1)本手册规则未尽事宜,均按政府有关法规和本公司的规定处理。

(2)国务院、地方政府或本公司如有新颁布的政策规定与本手册则相悖时,以前者为准。

(3)本手册的解释、修订和发行由公司办公室负责。

(4)本手册在员工离职时应交还公司办公室。

[篇四:公司管理制度范本]

为加强公司的规范化管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本公司管理制度大纲。

一、公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。

二、公司倡导树立“一盘棋”思想,禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识,为员工提供学习、深造的条件和机会,努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。

六、公司实行“岗薪制”的分配制度,为员工提供收入和福利保证,并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇;公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,评先树优,对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风,提高工作效率;提倡厉行节约,反对铺张浪费;倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神,增强团体的凝聚力和向心力。

八、员工必须维护公司纪律,对任何违反公司章程和各项规章制度的行为,都要予以追究。

文件管理制度篇七
《工程部管理制度》

[篇一:工程项目部管理制度]

工程项目部属工程监直接领导下的工程项目施工、管理部门,为明确本部门内各项职能,确保各项工作高效展开,在公平、公证的原则下,特制度实施本制度。

一、工程项目部工作内容:

1、组织完成工程项目开工审批手续,协调施工过程中的外部关系;

2、组织实施招投标,协助签定施工合同;

3、按照法律规范及合同规定和程序对建设项目进行从开工至竣工的全过程管理,实现项目合同目标;

4、制定并实施工程部管理制度。

二、工程项目部日常工作制度

1、工程部组织制度

①工程部衽部门经理领导下的专业工程师负责制;

②工程部根据建设项目需要,可设经理一名,副经理一名,土建专业工程师两名、安装工程师两名、资料管理员一名。

2、工程部会议制度

①工程部实行定期现场办公室制度(怡和?星国际项目定在星期五上午8:30)与定期会议相结合,根据工期、质量目标设专题会议;

②组织工程部与监理方定期现场办公例会制度(暂定星期五上午9:00),班前会制度(星期一至星期五早8:00)不定期专题会议制度。工程部管理制度

③积极参加监理例会制度(星期一下午3:00)及不定期监理例会。

3、检查制度

①要求专业工程师会同监理相应专业及施工单位技术、施工员于上午、下午对施工作业点巡查各一次,重点部位及关键工序做到巡查各工作点达到100%,漏点处罚:每日每点50元(特殊情况或有其它工作除外);组织周小查,

文件管理制度篇八
《办公室管理制度范本》

[篇一:办公室管理制度范本]

第一章管理大纲

为了加强管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本管理细则。

第一条公司全体员工必须遵守公司章程,遵守公司的各项规章制度和决定。

第二条公司禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

第三条公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。办公室管理制度范本

第四条公司提倡全体员工努力学习业务知识和各种常识,努力提高员工的整体素质和水平,造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

第五条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,鼓励员工发挥才智,提出合理化建议。

第六条公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,、整洁的工作环境,树立公司的良好形象,制定本制度。

一、卫生管理的范围为公司该部门办公室、门窗等办公场所及其设施的卫生。

二、卫生清理的标准是:门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯等无浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹,书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正,各类座套干净整洁;微机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土。

三、卫生清理实行部门责任制,部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生,由部门按小组轮流负责。具体实施参见各部值日表。

第六章奖惩制度

第一节总则

第一条为严明纪律,奖惩分明,提高员工工作积极性,提高工作效率和经济效率,特制订本制度。

第二条对员工的奖惩实行以精神鼓励和思想教育为主、经济奖惩为辅的原则。

第三条本制度适于公司全体办公室员工。

第二节处罚

员工有违反公司上文提到的行政管理、人事管理、考勤管理规定者,严格按相关规定给予相应处罚。

第三节奖励

公司设立以下奖励方法:

1、大会表扬;

2、奖金奖励;

测评方法

每个月由总经理、各部门经理、及相关人员依据各项评测标准对办公室人员做出评价,对各项工作执行优异的员工,应当给予相应奖励。

评测标准

1、无迟到,无缺勤,无任何违纪行为;

2、岗位胜任能力,按时高标准完成工作任务;

3、工作积极、认真、努力、用心,同样错误不犯两遍;

4、执行工作有详细计划和分工;

5、工作思路清晰,有预见性,对问题分析透彻,逻辑严密,不是凭感觉;

6、任劳任怨,不发牢骚,不对他人工作冷嘲热讽;

7、犯了错误虚心接受批评,总是从自身找原因,不强调客观理由,幷勇于承担相关责任;

8、有创新意识,有高于他人的专业的独特的见解。经常在工作中改进尝试新办法,经常对公司提出合理化建议,在事情遇到困难时能有办法推动解决;

9、客观评价自己的成绩与团队的关系,依靠团队,不搞个人英雄主义;

10、节约资金,节俭费用,维护公司利益,为公司争得荣誉,行为突出。

说明:该评测标准由总经理以及各部门主管依据参评人员工作表现据实给予评价。以上行为总是如此5分、经常如此4分、有时如此3分、极少如此2分、从不如此1分。公司将依据该评分评出办公室表现优秀的员工,并给予适当奖励。

[篇二:办公室管理制度范本]

第一章总则

一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明

确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章职责范围

一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。

第三章工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理

,并对文书管理制度做以下规定。

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件

,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

(二)文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写<发文簿>,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。

6、办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写<发文簿>(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

(三)档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。

4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。

4、

各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。

第三条管理流程设计

编制<需求计划表>审批采购入库登记发放

编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记

三、图书管理制度

第一条管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。

第二条制度规范

1、各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。

第三条管理流程设计

1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单

四、会议管理制度

第一条管理要点

1、为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效。

5、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。

第二条制度规范

1、收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。

4、按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条管理流程设计

会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理

[篇三:学校办公室管理制度]

办公室是学校的综合办事机构。它担负着对外接待、安全卫生、文字处理、电话、传真、信函收发、数据收集与管理、年度报表与简报等项工作。

1、坚持四项基本原则,积极参与教育教学改革,爱国、爱校、热爱本职工作。

2、待人热情,虚心听取群众的意见与建议,做到对待领导和群众一个样,对待生人和熟人一个样,对待校外客人和校内教职工一个样,对待其他单位职工和学校办公室内部职工一个样。

3、经常保持办公室、会议室内外卫生。办公室布置合理,办公桌上文件、材料放置整齐有序。

4、准时上下班,不迟到,不早退。工作时间内不得擅离岗位,因公外出,经部门负责人批准后,方能外出。

5、不在上班时间与人闲谈、喧哗,保持一个良好的工作环境。

6、认真学习有关知识,不断提高自己业务水平,不断提高办事效率和工作质量。

7、对自己分管的工作要认真负责,不推委,不扯皮,对人态度和蔼,一视同仁,树立良好的服务态度。

8、办公室人员除了日常自己分管的工作外,要随时接受学校领导临时安排的各种工作任务,保证令行禁止。

9、要注意办公室安全,下班前关好门窗,锁好办公桌和文件柜,关好水源、电源等。

10、全体办公室成员必须严格遵守该管理制度。

办公设备使用规定

规定办公用品包括:桌椅、计算机、复印机、打印机、传真机、电话等。

1、办公用品属学校财产,使用时应爱惜和掌握正确使用方法。禁止暴力锤击或锐物刻划。

2、计算机、打印机等设备下班后必须切断电源。

3、计算机关机必须按程序正常关机,严禁非法操作;计算机停止使用时,计算机应用防尘罩盖住;严禁私自搬移计算机;严禁使用未经检测的计算机软盘和光盘。

4、禁止在计算机上玩游戏或未经允许上网(专业人员因工作需要除外)。

5、复印机、计算机、传真机应指派专人负责维护和清洁。

6、用打印机打印文本只能打印一份,如需多份应复印。

7、严禁打私人电话聊天。

8、因公需打长途者须经部门主管领导签字并作登记后方可在专门电话上拨打。

9、办公设备损坏应请专业人员维修,禁止非专业人员随意拆卸。

办公室工作综述

学校办公室是运用科学管理理论、技术、方法,发挥秘书职能,参与政务、管理事务、提供服务,辅助学校领导总揽全局,沟通上下,联系内外,协调各个职能部门正常运转,为学校教学、科研、学生管理等服务的一个管理工作部门。

一、总论

学校办公室工作是学校的综合办事机构。它虽然同本单位各部门一样是在领导统一指挥下工作的,但它又不同于平行的其它部门。在本单位平行的各部门中它又起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用。

(一)、学校办公室管理的指导思想是做好“三服务”。

这是办公室工作的使命所赋予的,是做好办公室工作的出发点和落脚点,具体体现在办公室管理中首先是为领导服务;其次是为各职能科室、部门服务;三是为全校师生员工服务。

(二)、学校办公室管理的作用主要有参谋作用、助手作用、协调作用、枢纽作用和窗口作用。

1、领导决策的参谋作用。主要体现在第一,做好调查研究工作,有针对性地搜集决策所需要的信息,向领导提供真实情况,为决策提供依据;第二,综合意见,汇总方案,陈述利弊,分析比较,供领导者参考;第三,在工作中,主动研究学校各个时期的工作重点,针对领导需要,积极提供建设性意见和工作措施等建议,在当好助手的同时,发挥参谋作用。

2、领导工作的助手作用。主要体现在第一,协助领导办文、办事。协助领导办理上级、下级的公文,起草档、材料,进行公务接待等,可以使领导腾出时间和精力抓大事;第二,协助领导做好各项决策的布置落实工作,全面掌握贯彻实施情况;第三,协助校领导做好督促检查工作。包括对领导决策的大事、要事执行落实情况的督查,也包括对文件处理和事务处理的督查,必要时出面牵头,积极协助校领导推动问题的解决。

3、学校管理的协调作用。一般是指协助领导处理管理工作中各方面的关系,解决运行过程中的矛盾和问题。运用各种工作方式和手段,在上下之间、部门之间进行沟通调节,做好上令下行、下情上达,以取得最佳管理能效。

4、信息沟通的枢纽作用。信息沟通具有双向性,一方面要注意收集来自下面的实际工作情况和动态反映,以及上级的指示精神、外单位和兄弟学校的经验,全面、准确、及时地为校领导提供切合实际、正确无误的信息,为领导决策提供依据。另一方面应该主动开展工作,把领导的意图传达下去,把学校的改革动态和工作经验传播出去,并运行信息反馈。

5、内外联系的窗口作用。学校办公室是学校的窗口、门面,主要体现在办事的效率和质量,以及服务的作风和态度上,无论是电话受理,还是接待洽谈,都从一个侧面反映出学校的思想作风、精神面貌,实质上对学校的管理起着示范作用。

(三)、办公室的工作要遵循“迅速、准确、保密”的原则。

1、迅速。办公室工作要保证领导决策的形成、贯彻、落实的高效率,要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。

2、准确。具体地说是办文要准确,办事要稳妥,了解情况、反映问题要真实。养成严肃认真细致的好作风。

3、保密。要切实做到:不该说的不说,不该问的不问。不该看的不看,不该记的不记。

二、学校办公室的主要工作

(一)信息工作

学校办公室要做好校内信息的定期编发工作,及时、准确、全面反映学校各项工作。另外,为领导提供信息是办公室的一项重要任务,搞好信息的收集,按照科学的程序进行筛选、分类、分析和整理使之成为领导所需要的真实准确的信息,以适应领导科学决策的需要。

(二)文书工作

文书工作是办公室工作的重要组成部分,文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务,组织公文运转,充分发挥公文的作用,为有效地推进工作服务。

学校文书工作的具体任务是:

第一,做好收文处理包括:签收、登记、拟办、批办、传阅、承办;

第二,做好发文处理包括:拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作;

第三,做好文书管理包括:保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括学校的各种会议记录。

(三)值班工作

学校办公室要做好值班的工作。负责安排值班、值班检查、值班统计;每天查看值班记录,了解值班情况,发现问题及时反馈;做好值班人员的管理和值班室的管理工作。

(四)会务工作

会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。

搞好会务工作的关键是:

1、会前要做好充分准备:这是保证会议开好的前提,

包括(1)安排议题(2)确定会名、会期、会址(3)准备会议文件(4)提名与会人员(5)编辑与会人员名单(6)确定会议议程(7)制定会议通知(8)选择、布置会场及安排座位、座次。

2、会中严密组织:主要工作有(1)签到(2)文档的印制分发(3)安排发言(4)会议记录(5)会议纪要与编发简报(6)生活保障与安全。

3、会后要妥善处理好有关事宜:主要有(1)会议总结(2)文件处理(3)会议决议的贯彻落实(4)其它事务性处理。

做好会务工作要遵循以下原则:

1、要做好充分准备;

2、要进行周密安排;

3、要做好周到服务;

4、要协调好各方面关系。

(五)档案工作

学校档案工作就是用科学的原则和方法管理学校档案,为学校各项工作服务。学校档案工作的基本任务是:

1、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规,组织有关人员学习档案知识,总结经验。

2、制定本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。

3、负责收集、整理、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。

4、做好档案的编研和开发利用工作。

5、指导学校各科室有关人员做好文件资料的形成、积累、立卷、归档和利用工作。

(六)接待工作

接待工作包括安排接待上级领导来校检查、指导工作,安排兄弟学校和其它来访人员的参观交流活动。接待工作遵循的原则是服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效。接待工作的内容是迎来送往、安排住宿、安排会见会谈、安排日程等。

(七)统计工作

学校办公室的统计工作,是一项重要的基础工作,直接为领导决策和学校管理提供依据,并为上级主管部门各项政策的制定提供依据。必须认真抓好统计资料的收集、整理,确保真实性和可靠性。

(八)印信管理

印信管理,是指保管和使用学校公章、校长名章,开具介绍信、证明信等。学校办公室要严格执行学校印信管理使用规定,不得循私舞弊,擅自用印。

(九)协调工作

协调工作的目的在于沟通情况,统一认识,化解矛盾,从而保证各科室、部门在学校各项工作中相互配合、上下衔接,形成一个有机统一、相互支持的整体。对学生、年级组、专业组、处室反映的问题要及时协调,重要协调内容有记录。协调过程中,既热情周到,又掌握原则,不越俎代庖。

三、学校办公室管理队伍建设

随着教育改革的深化和学校内部管理体制改革的不断深入,对学校办公室管理人员的素质要求越来越高,办公室人员应具有政治理论素质、思想作风、职业道德、专业知识及能力结构、创新精神。

(一)、政治理论素质:认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想,认真学习掌握党和国家的方针政策,服从领导,认真完成领导交办的任务。

(二)思想作风:学校办公室人员要具备全心全意为人民服务的精神,实事求是、谦虚谨慎的工作态度;在具体工作上,要求做到一丝不苟,雷厉风行和精益求精。

(三)职业道德:要在实践工作中逐步形成良好的职业道德规范:爱岗敬业、甘于奉献;忠于职守、严守本份;钻研业务、注重效率;守口如瓶、保守机密;谦虚谨慎、平等待人。

(四)知识结构:掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识;了解与办公室工作密切相关的学科知识;熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。

(五)能力结构:努力提高办公室人员的能力结构,其中包括基本能力:即敏锐观察能力、良好记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力;专业能力:即语言表达能力、交际能力、应变能力和组织管理能力;业务技能:即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

(六)创新精神:学校办公室人员要有开拓精神和创新精神。学校办公室管理人员面临大量的新情况、新问题和新技术,不能光凭老经验办事,要不断学习进取,提高能力,树立科学管理的观念,跟上学校改革发展的步伐。

(七)形象建设:办公室是一个单位的“窗口”,办公室人员的行为不仅代表一个部门,而且还代表着一个单位的精神风貌。因此,加强精神文明建设,搞好形象建设尤为重要。形象建设是多方面的,但就办公室的地位和业务特点来讲,主要是树立精明干练、踏实肯干、热情待客、整洁有序、仪表端庄、团结活泼的良好形象。

总之,学校办公室的工作“细、繁、杂、忙”,是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点,以及应该遵循的原则,同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验,注重实践,不断提高业务水平,加强办公自动化管理,高质高效地完成各项工作,为学校的发展建设贡献力量。

[篇四:办公室管理制度范本]

第一节总则

第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本规定所指行政事务包括印章管理,公文管理,办公事务用品管理,公务车管理,邮发管理、档案管理等。

第二节印章管理

第三条公司印章包括:公司公章、财务专用章、合同章、法定代表人私章、财务主管私章等涉及公司对外交往使用的印章。

第四条公司印章由总经理办公室主任或指定专人负责保管。

第五条公司印章的使用一律由各单位负责人及总经理签字许可后,管理印章人方可盖章,如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。

第六条公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存盘。

第七条公司不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经总经理批准后方可开出,持空白介绍信外出工作归来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用者必须交回。

第八条需签章的经济文本审批权限参照“经济合同管理制度”和“资金管理制度”的规定执行,盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第三节公文管理

第九条公司的公文格式应规范化,公文处理程序应严肃、正确。

第十条公司公文的发行由公司总经理办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。

第十一条各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字,交总经理办公室审核后发送。

第十二条各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报总经理办公室留底存档。

第四节办公事务用品的管理

第十三条办公事务用品类别规定如下:

(一)办公用品(桌椅等)

(二)事务器具(活页夹、度量衡器具等)

(三)印刷品

(四)纸张(复印纸、传真纸、打印纸等)

(五)杂物器具(杯子、茶叶等)

(六)办公自动化用品(计算机、打印机、复印机等)

(七)其它

第十四条办公事务用品的购发:

(一)办公事务用品的购发由各部门在每月1—5日间造好用品需求计划,由部门负责人签署后报总经理办公室,总经理办公室根据实际工作需要有计划购买、分发给各部门,由部门负责人签字领回。低值易耗办公事务用品可由总经理办公室确定购买。单件价格超过1000元以上的物品必须由总经理批准后方可购买。

(二)计划外办公事务用品的申请领用,必须经公司分管领导与办公室主任会签后方可购发。

(三)公司新聘工作人员办公用品,总经理办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员正常工作。

(四)公司办公事务用品应建立帐簿,购发手续清晰、规范。

第五节公务车管理

第十五条公务车的使用范围主要包括:部门主管级以上领导外出联系工作或外地出差接送;接待外宾;接待兄弟单位或有关单位来厂办事的工作人员;其它人员的紧急和特殊用车。

第十六条车辆调度由总经理办公室主任负责,驾乘人员凭其签发的用车通知单用车。

第十七条申请用车一般应提前一天通知总经理办公室,总经理办公室应严格按规定派车,不得随意扩大用车范围;向同一方向的用车,以节约为本,能合用车的就合用车,不另派车。

第十八条公司的司机应服从调度,安全驾驶,爱护车辆,文明行车。

第十九条公司在无车或车辆不足时,申请人应依照上述原则向公司总经理办公室提出申请,由总经理办公室与集团公司车队协调派车。

第六节邮发管理

第二十条公司总经理办公室负责为各部门收发信件、邮件。所有公发信件、邮件都由文书登记、收发。

第二十一条各部门的报刊订阅由总经理办公室负责。公费报刊的征订由各部门负责人上报分管领导,由总经理办公室统一报批处理。

第七节档案管理

第二十二条档案管理由公司办公室文书负责。要认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作,对涉及机密的文件、资料,档案要做好保密工作,防止泄密。

第二十三条归档范围:

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

第二十四条档案的借阅与索取:

(一)总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。

(二)公司其它人员需借阅档案时,需经部门主管批准,并办理借阅手续。

(三)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案由公司总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

第八节附则

第二十五条本规定如有未尽事宜或随公司的发展,有不适应工作需要的,各部门可提出修改意见,总经理办公室研究并呈请总经理批示。

第二十六条本规定解释权归总经理办公室。

第二十七条本规定从发布之日起生效。

[篇五:办公室管理制度范本]

一、办公室管理条例

第一章总则

第一条为加强公司管理,遵守员工管理制度,维护公司良好形象,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。

第二章细则

第二条服务规范:

1、仪表:公司职员工应仪表整洁、大方;

2、微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方;

3、用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;

4、现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待;

5、电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。

第三条办公秩序

1、工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。

2、职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。

3、职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。

4、各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5、发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时,员工应立即向办公室报修,以便及时解决问题。

第三章责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行,违反此规定的人员,将给予50-100元的扣薪处理。

二、办公室物资管理条例

第一章总则

为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为办公室。

第二章物资分类

1、公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2、低值易耗品:笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3、管制品:订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

4、个人保管物品:个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资;

5、实物资产:物资价格达300元以上,如:空调、计算机、摄像机、照相机。

第三章办公用品物资采购

1、公司办公用品物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单,300元以内物品申购交部门经理同意,办公室批准;300元以上(含300元)部门主管同意,办公室审核,总经理审批。

2、物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式:

1)定点:公司定大型超市进行物品采购。

2)定时:每月月初进行物品采购。

3)定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。

4)特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。

第四章物资领用管理

1、公司根据物资分类,进行不同的领用方式:

2、低值易耗品:直接向办公室物品保管人员签字领用

3、管制品:直接向办公室物品保管人员签字领用

4、贵重物品:根据专立文件的领用程度来领用

5、实物资产:由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状

第五章公司物资借用

1、凡借用公司办公器材,需填写物资借用单,并由部门主管签字认可

2、借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还

3、借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿

第六章附则

1、新进人员到职时有管理部门通知,向办公室领用办公物品;人员离职时,必须向办公室办理办公物品归还手续,未经办公室认可的,其它部门不得为其办理离职手续。

2、办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3、本办法由人事部解释、补充、修改时亦同,经总经理批准颁行。

三、传真使用管理办法

(一)、总则:为加强公司传真使用管理,特制定本办法。

(二)、使用范围

1、本办法适用于公司使用传真机的各种情况。

2、使用范围包括本地、国内、国际传真。

(三)、传真的接收管理

1、传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内,由收发员统一接收。

2、传真件接收后,填写收件登记簿,并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存,业务部门留复印件。

3、公司传真机应随时处地开机接由状态。

(四)、传真的发送管理

1、各部门和人员发送传真,由收发员统一发送;重要文件可由当事人亲自发送。

2、传真发送,须经领导批准,填写发文登记簿表,并及时发送出去;因故不能发送,应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3、传真原件留存行政部。

(五)、附则

传真电话不能被占为普通电话使用,以免延误传真收发。

四、公司值班管理条例

一、总则:为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全,特制定本制度。

二、管理体制

1、员工值日:公司依据自身情况,设立公司或部门值日制度;

2、部门主管值班:公司依据自身情况,设立公司部门主管值班制度。

三、管理要点和内容

(一)、员工值日。

1、目的:维护公司日常工作秩序,及时联络、处理事务;

2、一般以工作时间为责任时间;

3、值班要点:

1)、巡察办公场所保洁情况;

2)、电话记录、处理、转送;

3)、领导交办任务。

(二)、部门主管值班

1、目的:以公司业务工作为主;

2、一般以下班时间或节假日为值班时间;

3、值班要点:

1)、接待下班后来客;

2)、处理未完成工作;

3)、处置下班后的突发、紧急事件;

4)、值班人员接打值班电话,应记录来电时间、单位、授话人、主要内容;

5)、值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容,提出处理意见;

6)、值班人员要按规定准确填写值班日志。

四、值班规定

1、遵守值班纪律,按时交接班,有事须先请假,以便安排临时代替人员;

2、值班时坚守岗位,不得聚众打牌、看电视、嗑睡;

3、在规定的时间做好防盗、防火等工作,尤其加强对重点部位的监管;

4、接待来宾外松内紧、热情招呼,具有高度警惕性,善于鉴别来人意图,要守口如瓶,不能随便乱说;

5、值班人员密切关注领导活动行踪,遇到紧急情况即能取得联系,须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处,以备应急需要;

6、遇到紧急事件,首先要冷静,敢于负责,一方面大胆采取应急措施,以免贻误;另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

五、接听值班电话应注意:

1、礼貌相待:不论打进、接入,应主动通报公司名称、职务、姓名,如对方未通报,应客气询问清楚;

2、使用语言文明,切忌粗声粗气;

3、对重要或较长的电话内容,可请对方复述一遍;

4、对要求打公司领导的电话,首先问清对方的单位名称、职务、姓名,然后婉转回答“请您稍等,我给您找一下”之类的话再处置;

5、对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答;

6、除紧争情况随时报告外,一般将若干电话内容集中到一起,有条理地予以报告;

7、加大节假日值班力量,由公司部门主管带班,征求下属中同意后排定值班表,印发各有关部门和人员;

8、根据需要,可安排公司单身职工多兼值班工作,并给予适当的加班补贴。

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